Gestionale per agenzie di comunicazione: la checklist di cosa deve fare

Un'agenzia non vende scatole. Vende tempo, idee e continuità: un sito, una campagna, la gestione dei social per dodici mesi. Per questo i gestionali pensati per il commercio la stringono, e i tool separati (un CRM, un project management, il programma delle fatture, un foglio per i canoni) la costringono a ricucire i dati a mano ogni mese. Questa checklist serve a capire se un gestionale regge il tuo lavoro vero.

Perché un'agenzia ha bisogno di un gestionale diverso?

Per quattro motivi che un'azienda commerciale non ha:

La checklist: cosa deve fare il gestionale

Spunta ogni punto in demo. Accanto trovi come lo fa YVY. Dove scriviamo «in arrivo», oggi non c'è.

Commerciale

• 1. Un'anagrafica sola per clienti, fornitori e collaboratori, che si compila dalla partita IVA. In YVY: Contatti, con Autocompila da P.IVA e l'import di più partite IVA in un colpo.
• 2. Una pipeline con fasi tue e un obiettivo del periodo. In YVY: CRM, con fasi e obiettivo del trimestre nelle impostazioni.
• 3. Preventivi con versioni, PDF curato e invio per email dalla scheda. In YVY: preventivo in una scheda, con versioni, PDF composto con copertina e schede dei servizi, invio al cliente.
• 4. Catalogo con listini e canoni. Più listini, sconti, il listino del singolo cliente. In YVY: Catalogo, con listini multipli e prodotti a canone.

Produzione

• 5. L'ordine apre il progetto. Senza ricopiare nulla. In YVY: ogni servizio ha un modello di progetto che all'ordine diventa il progetto vero.
• 6. Una regola su quando parte il lavoro. Alla firma, alla fattura o all'incasso dell'acconto. In YVY: regola dell'ordine, con avvio anche manuale.
• 7. Progetti leggibili a colpo d'occhio. Fasi, dipendenze, chi fa cosa. In YVY: canvas a diagramma di flusso, con nodi, assegnatari, ore stimate e avanzamento calcolato.
• 8. Ore e margine per commessa. Valore, costi, margine, incassato. In YVY: Rendicontazione del progetto, con le ore per tariffa, i collaboratori e le fatture passive imputate.
• 9. Collaboratori esterni senza aprire tutto. Vedono il loro lavoro, non i tuoi conti. In YVY: portale per gli esterni, con i soli progetti condivisi e i lavori assegnati a loro.

Clienti

• 10. Conversazioni attaccate al lavoro. Il messaggio sta nella scheda del progetto, non in una chat a parte. In YVY: ogni scheda ha la sua chat, con canale interno e canale esterno.
• 11. Posta collegata. L'email del cliente a un clic dalla sua scheda. In YVY: Posta su Gmail per chi usa Google Workspace, con collegamento alle schede.
• 12. Richieste dei clienti in coda. Ticket con code, caselle e tempi di risposta. In YVY: Helpdesk, con code, SLA e ticket richiamabili nei progetti.
• 13. Report ai clienti. In YVY: il portale dei report è in arrivo.

Amministrazione

• 14. Fattura che nasce dall'ordine. Mai ricopiata. In YVY: la fattura bozza nasce dall'ordine confermato o dal rinnovo di un canone.
• 15. Fattura elettronica. In Italia le fatture tra privati passano dal Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate (Agenzia delle Entrate, cos'è lo SdI). In YVY: XML FatturaPA validato e inviato tramite un intermediario accreditato; YVY tiene XML e ricevute. La conservazione a norma si fa con il conservatore che scegli.
• 16. Canoni e rinnovi che si fatturano senza fogli di calcolo. In YVY: Abbonamenti, con scadenze, fattura di rinnovo, cambio piano e add-on.
• 17. Incassi riconciliati. Estratto conto importato e abbinato alle fatture. In YVY: Prima nota con Importa estratto conto e abbinamento proposto; scadenzario e solleciti.
• 18. Contabilità vera. In YVY: partita doppia con piano dei conti, registri IVA e bilancio di verifica, più una Plancia con la cassa a 90 giorni.

Governo e AI

• 19. Chi vede cosa. Il commerciale vede il suo portafoglio, il project manager i costi del progetto, l'amministrazione tutto. In YVY: ruoli e permessi fino al singolo campo, come margini e costi.
• 20. L'AI dentro, con regole. In YVY: server MCP per collegare Claude, GPT o un altro chatbot, l'assistente interno con il nome che gli dai tu, agenti AI con identità e responsabile umano; le azioni delicate le approva una persona.

Quali domande fare in demo?

Una demo preparata dal fornitore mostra sempre il caso facile. Chiedi di vedere il tuo.

1. «Partiamo da un preventivo con due versioni e arriviamo all'incasso, senza uscire dal gestionale.»
2. «Mostrami il margine di una commessa con un collaboratore esterno.»
3. «Cosa vede un freelance che lavora su un mio progetto?»
4. «Come fatturo un canone mensile che si rinnova da solo?»
5. «Come porto dentro i miei ultimi anni di preventivi e fatture?»
6. «Cosa succede quando l'AI vuole emettere una fattura?»
7. «Dove stanno i dati, e chi li vede?»

Se la demo salta da un'app all'altra per rispondere, hai la tua risposta.

Quando non serve un gestionale unico?

Non a tutti conviene. Se sei un libero professionista con pochi clienti, un programma di fatturazione e un'agenda bastano. Se l'agenzia ha due persone e nessun canone, il costo di un cambio può superare il beneficio. Il gestionale unico comincia a ripagare quando:

• più persone lavorano sulla stessa commessa;
• hai canoni ricorrenti da tenere d'occhio;
• usi collaboratori esterni;
• ti chiedi a fine mese quali clienti ti fanno guadagnare e quali no.

Come si passa a un gestionale nuovo senza fermare l'agenzia?

Con lo storico importato e il vecchio sistema acceso fino al giorno del passaggio. Un gestionale nuovo vuoto costringe la squadra a cercare il passato altrove. Uno con lo storico dentro diventa subito il posto dove si lavora. Lo raccontiamo in Come lavoriamo e in Importazione dello storico.

Domande frequenti