Come lavoriamo
Come lavoriamo: analisi, storico, processi, AI, avvio
Ti portiamo dentro YVY in cinque fasi: analisi, importazione dello storico, verticalizzazione dei processi, agenti e automazioni AI, avvio con affiancamento. Il vecchio gestionale resta acceso finché non scegli il giorno del passaggio, quindi l'azienda non si ferma mai. Il lavoro pesante lo facciamo noi; a te chiediamo accessi, decisioni e un referente.
Un cambio di gestionale fallisce quasi sempre per le stesse ragioni: dati arrivati a metà, processi copiati male, persone lasciate sole il primo lunedì. Il nostro metodo è costruito contro queste tre cose. Lo abbiamo provato prima su di noi: YVY nasce dentro Aldeia, un'agenzia italiana che l'ha costruito per sé e ci ha portato dentro il proprio storico.
Quali sono le fasi?
| Fase | Cosa facciamo | Cosa serve da te | Cosa ottieni | Durata |
|---|---|---|---|---|
| 1. Analisi | Leggiamo le fonti, seguiamo una commessa vera dal contatto all'incasso, fissiamo cosa portare e la data di passaggio | Accessi in lettura, un'ora con chi conosce i numeri e una con chi gestisce i progetti | Un piano scritto con fasi, tempi e prezzo | da definire |
| 2. Importazione dello storico | Prova a secco, import ripetibile, quadratura al centesimo | Le decisioni sui casi dubbi | Lo storico in YVY e un report di quadratura per il commercialista | da definire |
| 3. Verticalizzazione | Modelli di progetto, catalogo e listini, ruoli e permessi, regole di avvio, provati su commesse reali | Una commessa tipo e un parere della squadra | YVY disegnato sui tuoi processi | da definire |
| 4. Agenti e automazioni | L'assistente acceso, il chatbot collegato, agenti creati con il loro responsabile | Quali lavori affidare all'AI e chi ne risponde | Le prime automazioni al lavoro, con le regole scritte | da definire |
| 5. Avvio e affiancamento | Inviti con i ruoli giusti, giro di prova da ogni ruolo, spegnimento del collegamento al vecchio gestionale | Il giorno del passaggio | La squadra al lavoro su YVY, con noi accanto | da definire |
Cosa succede in ogni fase?
Analisi
Prima di toccare un dato, capiamo come lavori. Guardiamo il gestionale attuale, i file del commercialista e gli estratti conto. Poi seguiamo una commessa vera dal primo contatto all'incasso, per vedere dove si ferma e cosa si perde. Alla fine fissiamo per iscritto cosa portiamo, cosa no, la data di passaggio, i tempi e il prezzo.
Importazione dello storico
Anagrafiche, documenti, contabilità e allegati entrano in YVY con quattro prove: una prova a secco che non scrive nulla, un import che si può ripetere senza doppioni, il confronto riga per riga con le fonti al centesimo, e la prova forte per attaccare ogni PDF al suo documento. Da qualunque gestionale, o quasi: partiamo dai suoi export o dalle sue API, mappiamo i campi e li armonizziamo sui tuoi processi. Il dettaglio è in Importazione dello storico.
Verticalizzazione
Disegniamo i tuoi processi in YVY: per ogni servizio il suo modello di progetto, poi catalogo, listini, ruoli, permessi e la regola che decide quando parte il lavoro. Lo proviamo rifacendo due o tre commesse reali sullo storico già importato. Vedi Verticalizzazione dei processi.
Agenti e automazioni
Scegliamo i lavori da affidare all'AI e il canale giusto per ognuno: l'assistente interno, con il nome che gli dai tu, per le domande veloci, il tuo chatbot (Claude, GPT o un altro) collegato con il server MCP, agenti AI con un'identità propria e un responsabile umano per i lavori ricorrenti. Ogni automazione gira prima sotto gli occhi del responsabile. Vedi Automazioni e agenti AI.
Avvio e affiancamento
Invitiamo le persone con il ruolo giusto e facciamo un giro di prova da ogni ruolo: quello che vede un commerciale, un project manager, l'amministrazione, un collaboratore esterno. Il giorno del passaggio spegniamo il collegamento al vecchio gestionale. Nelle settimane dopo restiamo accanto alla squadra. Ogni area di YVY ha la sua guida d'uso, e dall'app si scrive all'assistenza con un clic, con già indicata la pagina in cui sei.
Chi fa cosa?
| Attività | Noi | Tu |
|---|---|---|
| Lettura delle fonti e piano | Sì | Accessi e un referente |
| Import, quadratura e report | Sì | Decisioni sui casi dubbi |
| Configurazione dei processi | Sì | Una commessa tipo e il parere della squadra |
| Creazione e prova degli agenti | Sì | La scelta del responsabile di ogni agente |
| Formazione e affiancamento | Sì | Il tempo delle persone nei primi giorni |
| Rapporto con il commercialista | Gli diamo il report di quadratura | Gli presenti il passaggio |
Quanto costa e quanto dura in tutto?
Dipende da quanti anni di storico porti, da quante fonti hai e da quanti processi e automazioni servono. Il piano scritto che chiude l'analisi ha tempi e prezzo di ogni fase.
- Prezzo: su preventivo, dopo l'analisi. Indicativamente, se i dati arrivano in formato elettronico (i file del commercialista e l'export del gestionale) e sono in ordine, si parte da 2.200 € una tantum, IVA esclusa.
- Durata complessiva tipica: da definire.
Domande frequenti
Quanto tempo serve per cambiare gestionale?
Dipende dalle fonti e dagli anni di storico. Lo fissiamo nel piano scritto alla fine dell'analisi. Durante tutto il percorso il vecchio gestionale resta acceso.
Dobbiamo fermare il lavoro durante il passaggio?
No. Lo storico si importa e si aggiorna mentre lavorate come sempre. Il giorno del passaggio si spegne il collegamento e si continua in YVY.
Si può partire senza importare lo storico?
Sì. YVY funziona anche da zero. Senza storico però mancano i preventivi, le fatture e i progetti di prima, e la squadra parte senza memoria. In analisi ti diciamo cosa conviene.
Chi parla con il nostro commercialista?
Tu, con in mano il nostro report di quadratura. Se serve, ci siamo anche noi alla riunione.
Cosa ci serve sapere di tecnico?
Nulla. Ci servono gli accessi alle fonti e le persone che conoscono i processi.
Dopo l'avvio chi ci assiste?
Noi, nelle settimane di affiancamento. Poi l'assistenza di YVY, raggiungibile dall'app.
Partiamo dall'analisi
In una call ci racconti da dove parti e dove vuoi arrivare. Ti diciamo come imposteremmo le cinque fasi.
Prenota una call