Importazione dello storico
Il tuo storico lo importiamo noi, da qualunque gestionale
Importiamo e armonizziamo in YVY i dati di qualunque gestionale, o quasi: contatti, preventivi, ordini, fatture, pagamenti, progetti, commenti e allegati, e se serve anche la contabilità tenuta dal commercialista. Partiamo da un export del tuo gestionale o dalle sue API, mappiamo i campi, li armonizziamo su YVY e sulla verticalizzazione disegnata per te, proviamo su un campione e poi quadriamo tutto al centesimo con i libri. Il lavoro lo facciamo noi: a te chiediamo gli accessi e un'ora con chi conosce i numeri.
Cambiare gestionale fa paura per un motivo preciso: il passato. Gli anni di clienti, offerte, fatture e progetti sono la memoria dell'azienda. Se restano nel vecchio sistema, il nuovo parte zoppo. Se arrivano sbagliati, nessuno si fida più dei numeri. Noi facciamo in modo che arrivino tutti, e che tornino.
Come funziona l'importazione?
Export o API
Partiamo da quello che il tuo gestionale sa dare. Quasi tutti esportano tabelle in CSV o Excel; molti hanno API, da cui leggiamo direttamente senza mai scrivere nel vecchio sistema. Si aggiungono le fatture elettroniche in XML FatturaPA, i PDF dei documenti, i file del commercialista e gli estratti conto.
Mappatura dei campi
Ogni colonna del vecchio gestionale trova il suo posto in YVY: il codice cliente, la partita IVA, l'aliquota, lo stato di un ordine, il venditore. YVY riconosce le tabelle dalle colonne, non dal nome del file. Le corrispondenze dubbie le decidiamo con te e le mettiamo per iscritto.
Armonizzazione
I dati non si copiano e basta: prendono la forma di YVY e della verticalizzazione disegnata per la tua azienda. Stati, categorie, listini e tipi di commessa del vecchio sistema diventano i tuoi stati e i tuoi modelli; i doppioni si uniscono, i codici si allineano, il titolare di ogni contatto si ricostruisce dalle trattative.
Prova a campione
Prima di tutto il resto, un campione: qualche cliente, qualche fattura, un progetto. YVY fa una prova a secco che scrive solo un report, con cosa creerebbe, cosa salterebbe e perché, e tu controlli il campione con i tuoi occhi.
Quadratura al centesimo
L'import vero si ripete quante volte serve, senza doppioni. Ogni cifra si confronta con le fonti e con i libri del commercialista, riga per riga, al centesimo.
Passaggio
Fino al giorno scelto l'import si ripete, così YVY resta allineato mentre la tua squadra impara. Il giorno del passaggio il vecchio gestionale può restare in sola consultazione.
Cosa portiamo dentro YVY?
Tutto quello che serve a lavorare dal primo giorno come se YVY ci fosse sempre stato.
| Cosa | Dove arriva in YVY |
|---|---|
| Aziende, persone, categorie ed etichette | Contatti, da export CSV o Excel o dalle API, con l'abbinamento delle colonne |
| Prodotti, servizi e listini | Catalogo, anche con Importa listino |
| Opportunità, preventivi e ordini | CRM, con la numerazione che continua |
| Fatture attive e passive, note di credito | Contabilità, da tabelle, dalle API o da XML FatturaPA, con il PDF allegato |
| Pagamenti e incassi | Contabilità, da tabelle ed estratti conto, collegati alle fatture |
| Progetti e attività, con le ore | Progetti, un diagramma sul canvas per progetto: ogni attività diventa un nodo |
| Utenti, anche quelli usciti, e chi ha fatto cosa | Persone del team: chi è uscito resta come disattivato e non occupa un posto |
| Commenti, email registrate, allegati | Conversazioni e File della scheda, con il nome dell'autore d'origine |
| Contabilità del commercialista | Mastrini, bilanci di verifica e saldi d'apertura, nel libro giornale |
Progetti, utenti e commenti arrivano quando il gestionale li esporta o li espone dalle API: lo vediamo insieme in analisi. Su cosa portare decidi tu. Per esempio tutti i progetti o solo quelli aperti, tutto lo storico o solo gli ultimi anni.
Come facciamo la quadratura al centesimo?
La quadratura è il nostro metodo, non un controllo finale. Ogni import passa da quattro prove.
- Prova a secco. YVY legge le fonti e scrive solo un report: cosa creerebbe, cosa salterebbe e perché. Nel database non entra nulla.
- Import ripetibile. L'import vero si può rilanciare quante volte serve: aggiorna i record già importati e non crea doppioni. Un record che hai cancellato in YVY non torna. Uno creato a mano con lo stesso codice o la stessa partita IVA non viene toccato.
- Confronto riga per riga. Ogni cifra delle fonti si confronta con quella che YVY calcola e con i libri del commercialista. Quando una cifra non torna, il report la segna come Diverso e mostra le due cifre, «foglio ≠ YVY». Si corregge la causa e si rilancia.
- Prova forte sugli allegati. Un PDF si attacca a una fattura solo con una prova forte: il numero del fornitore insieme al totale o al nome. Quello che non ha una prova forte resta fuori, e te lo diciamo.
Il risultato è un report che puoi scaricare e far vedere al tuo commercialista.
Da quali gestionali?
Da qualunque gestionale, o quasi. Non ci serve che sia uno in particolare: ci serve che i dati si possano leggere.
- Con le API. Se il tuo gestionale le ha, ci colleghiamo con una chiave d'accesso e leggiamo direttamente. Nel vecchio sistema non scriviamo mai.
- Con gli export. Qualunque gestionale che esporta in CSV o Excel, più le fatture elettroniche in XML FatturaPA e i PDF. YVY accetta più file insieme o uno ZIP.
- Il commercialista. Mastrini, bilanci di verifica e saldi d'apertura entrano nel libro giornale di YVY e si confrontano con i suoi totali.
- La banca. Gli estratti conto entrano in Prima nota, e YVY propone l'abbinamento con fatture e pagamenti.
Il «quasi» è un gestionale che non esporta nulla e non ha API. Se è il tuo caso, te lo diciamo in analisi, prima di prendere impegni.
Cosa succede alla contabilità già tenuta dal commercialista?
Resta sua. Fissiamo insieme una data di passaggio. Fino a quella data i libri sono quelli del commercialista: YVY li importa e li quadra, ma non li rifà. Dalla data di passaggio in poi YVY registra dai documenti. Così fatture e pagamenti vecchi sono tutti consultabili in YVY, collegati ai preventivi da cui nascono, e nessun ricavo si conta due volte.
Perché lo facciamo noi e non è un import «fai da te»?
Perché i dati veri sono sporchi. Contatti senza nome, prodotti con codici doppi, opportunità senza cliente, pagamenti ai fornitori mai abbinati nel vecchio gestionale, per cui fatture già saldate risultano ancora aperte. Un pulsante «importa» non decide cosa fare in questi casi. Lo decidiamo con te, caso per caso, e lo scriviamo nel report.
YVY è nato dentro Aldeia, un'agenzia italiana che lo ha costruito per sé. Il primo storico che abbiamo importato e quadrato è stato il nostro, e da lì vengono le cose che controlliamo sempre:
- Una fattura può risultare aperta anche se è pagata. Succede quando i pagamenti ai fornitori non sono stati abbinati. La cassa sembra peggiore di com'è: si sistema con i libri del commercialista e con la banca, prima del passaggio.
- Il venditore spesso sta sulle trattative, non sui contatti. Se non lo ricostruisci, ti ritrovi quasi tutti i contatti senza titolare.
- I progetti chiusi pesano. Spesso conviene portarli come consultazione, non come lavoro attivo. Lo decidi tu.
- Gli allegati occupano spazio. Meglio saperlo dalla prova a secco che dalla fattura dello storage.
Quanto tempo serve e quanto costa?
Dipende da quanti anni porti, da quante fonti e da quanto sono pulite. Tempi e prezzo li fissiamo dopo l'analisi, per iscritto.
- Prezzo: su preventivo, dopo l'analisi. Indicativamente, se i dati arrivano in formato elettronico (i file del commercialista e l'export del gestionale) e sono in ordine, si parte da 2.200 € una tantum, IVA esclusa.
- Durata tipica: da definire.
Cosa serve da te?
- L'accesso alle fonti: una chiave per le API del gestionale, oppure i suoi export.
- I file del commercialista, se porti anche la contabilità.
- Gli estratti conto dei periodi che vuoi riconciliare.
- Una persona che conosce i numeri, per le decisioni sui casi dubbi.
Domande frequenti
Funziona con il mio gestionale?
Quasi sempre sì. Ci basta che i dati escano, da un export in tabelle o dalle API. In analisi guardiamo le tue fonti e ti diciamo per iscritto cosa porteremo e come.
Il mio gestionale resta acceso durante l'import?
Sì, ed è un vantaggio: l'import si ripete finché non passi a YVY, e ogni giro aggiorna senza duplicare. Così non c'è un «giorno zero» in cui tutto si ferma. Nel vecchio gestionale non scriviamo mai.
Si possono portare fatture e contabilità, non solo i contatti?
Sì. Fatture attive e passive con le righe, note di credito, pagamenti e, dal commercialista, mastrini e bilanci di verifica. Tutto confrontato al centesimo con le fonti.
La numerazione di preventivi e fatture riparte da uno?
No. La numerazione continua da dove si ferma il vecchio gestionale, così non ci sono salti né doppioni nei documenti.
Cosa succede se un dato non torna?
Il report lo segna come «Diverso», con la cifra della fonte e quella di YVY. Troviamo la causa, la correggiamo e rilanciamo l'import, che non crea doppioni.
I PDF delle fatture vengono portati?
Sì, quando c'è una prova forte che il PDF è quello della fattura. Le fatture emesse da YVY hanno comunque il loro PDF generato.
Dove finiscono i miei dati?
Nel tuo spazio di lavoro in YVY, che ha un suo schema di database separato da quello degli altri clienti, su server in UE.
Posso importare da solo?
Alcune funzioni ci sono anche per te: Importa nei Contatti e Importa listino nel Catalogo. Lo storico completo, con la mappatura, l'armonizzazione e la quadratura, è un servizio che facciamo noi.
Parliamo del tuo storico
Raccontaci da che gestionale parti e quanti anni vuoi portare. In una call capiamo le fonti e ti diciamo come le porteremmo.
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